Encerrando o terceiro e último dia do XXIV Congresso da ANOREG/BR e VII CONCART realizado no dia 29 de novembro, em Brasília (DF), no Centro de Eventos e Convenções Brasil 21, o tema “Compliance em Gestão e Inovação: Impacto Direto para os Registros Públicos e Tabelionatos”, foi apresentado por especialistas renomadas: Maria Aparecida Bianchin, diretora de Qualidade da ANOREG/BR e diretora de Qualidade da CNR, vice-presidente do Sinoreg-Mato Grosso; Alessandra Gaspar Costa, diretora-executiva da APCER Brasil; e Denise Fernandes da Cruz, diretora-executiva da Txai Desenvolvimento.
O conceito de compliance tem ganhado destaque no setor de registros públicos e tabelionatos como uma ferramenta essencial para garantir a segurança, eficiência e inovação. Durante o painel, as especialistas destacaram a relevância da implementação de programas de conformidade que integram requisitos legais, boas práticas e tecnologia para melhorar a gestão e o desempenho das atividades cartoriais.
“Hoje, o compliance é um dos temas mais importantes na atualidade. Ele vai muito além dos requisitos legais; envolve também boas práticas e iniciativas voluntárias, como a adoção de normas internacionais”, destacou Alessandra Gaspar Costa, diretora-executiva da APCER Brasil. Ela ressaltou a importância da ISO 37301, que aborda sistemas de gestão de compliance, e da ISO 27001, que trata de segurança da informação. “Essas normas não apenas ajudam a garantir a conformidade legal, mas também auxiliam na organização e estruturação das operações.”
Um dos principais desafios apontados é a necessidade de engajar todas as áreas de um Cartório no processo de compliance. “Como implementar gestão, controle, monitoramento e análise de serviços em conformidade? Esse é o questionamento mais comum. A resposta está em uma abordagem integrada e estratégica, que envolva equipes, sistemas e lideranças.”
A adoção de tecnologias também desempenha um papel crucial nesse cenário. “A digitalização e o uso de ferramentas de inteligência artificial ajudam a reduzir riscos, como vazamento de dados e inconsistências em documentos. Softwares de IA podem identificar fraudes e padronizar processos, o que contribui diretamente para a eficiência operacional e a melhoria da reputação.”
No entanto, ela alertou para a necessidade de cautela ao adotar novas tecnologias. “Os Cartórios são fiscalizados continuamente, e qualquer inovação precisa estar em conformidade com as regulamentações. A inteligência artificial não substitui o julgamento humano e a expertise legal, mas é uma ferramenta complementar valiosa.”
De acordo com dados apresentados, programas de compliance bem implementados resultam em aumento da eficiência operacional, redução de riscos e maior satisfação do cliente. Por fim, Alessandra chamou atenção para o potencial transformador da inovação. “A inteligência artificial e outras tecnologias emergentes podem não ter atingido ainda o nível de criatividade e empatia humana, mas já são ferramentas poderosas para detectar padrões e melhorar processos. Cabe a nós integrar essas soluções ao compliance de maneira responsável e eficiente”, pontuou.
Em sua fala, Denise Fernandes da Cruz, diretora-executiva da Txai Desenvolvimento, destacou o papel transformador de uma abordagem ágil e estratégica. “Gestão ocupa 80% do tempo de vocês, enquanto apenas 20% são dedicados à parte jurídica. Por isso, é fundamental implementar metodologias que tragam resultados práticos e mensuráveis”, afirmou Denise.
Ela abordou o papel fundamental da gestão nos Cartórios, destacando que a implementação de boas práticas pode transformar a experiência do usuário e otimizar processos internos. “Cartórios pequenos também podem ser eficientes. Uma de nossas metodologias, por exemplo, conseguiu aumentar o faturamento de um Cartório com apenas dois colaboradores em 307%. Isso prova que o tamanho da equipe não é impeditivo para alcançar resultados expressivos.”
Ela também enfatizou a importância de adaptar as soluções à realidade regional. “Estamos presentes em 23 estados e conhecemos as diversas culturas locais. Há regiões com mais ou menos recursos, e a gestão precisa considerar essas diferenças para implementar mudanças efetivas.”
Uma das soluções apresentadas foi a “Metodologia do Prazo Zero”, criada para reduzir prazos operacionais de forma significativa. Segundo Denise, a metodologia já foi aplicada em mais de 400 Cartórios e demonstrou resultados impressionantes. “Na pandemia, conseguimos reduzir em 75% os prazos de entrega de documentos em apenas 15 dias, mesmo em Cartórios de pequeno porte. Isso mostra que, com a estratégia certa, é possível superar barreiras.”
Ela encerrou sua fala com um convite aos presentes para adotarem essas metodologias e se engajarem em projetos sociais que fomentem o desenvolvimento sustentável e a inclusão. “Gestão é transformação, e transformação é o que precisamos para o futuro dos Cartórios no Brasil.”
O papel do compliance e a regulação recentemente introduzida
A diretora de Qualidade da ANOREG/BR e diretora de Qualidade da CNR, Maria Aparecida Bianchin, explicou que os Cartórios, regulados pelo artigo 236 da Constituição Federal, desempenham um serviço público com uma abordagem que se aproxima da iniciativa privada. Esse modelo exige melhoria contínua, redução de prazos e um atendimento alinhado às expectativas da sociedade. “Afinal de contas, precisamos ser muito melhores”, enfatizou destacando que, mesmo com planejamento rigoroso, é necessário estudar constantemente para acompanhar as mudanças.
Um ponto central do debate foi o Provimento 162 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 11 de março de 2024, que regulamenta a possibilidade de termos de ajustamento de conduta (TAC) entre corregedorias e Notários ou Registradores. O artigo 18 destaca que tais termos podem ser aplicáveis a infrações disciplinares de menor potencial ofensivo, desde que relacionadas aos deveres estabelecidos pela Lei nº 8.935. Isso reforça a importância de um sistema de compliance robusto, que permita identificar riscos, corrigir falhas e manter a qualidade do serviço.
Outro destaque foi o Programa de Qualidade Total Anoreg (PQTA), uma iniciativa que vem transformando a gestão em Cartórios desde 2012. Inicialmente, apenas 40 Cartórios participaram do programa. Hoje, esse número supera 250 inscritos. “O PQTA é um instrumento essencial para elevar os padrões de qualidade e compliance, mas o desafio é interiorizar essas práticas para o universo de mais de 10 mil Cartórios no país”, disse Bianchin.
A busca por inovação também foi abordada como um elemento vital para o setor. A inteligência artificial e outras tecnologias foram apontadas como ferramentas para “errar mais rápido” e aprender com maior eficiência. “A melhor forma de não conseguir algo é não tentar. Eu sugiro que vocês tentem e errem mais rápido”, incentivou Maria Aparecida Bianchin, destacando a importância da experimentação no desenvolvimento de soluções.
Fonte: Assessoria de Comunicação da ANOREG/BR
